Self Assessment para profissionais portugueses no UK — o que incluir, prazos, armadilhas

A Self Assessment é a declaração fiscal anual que qualquer pessoa a trabalhar por conta própria no Reino Unido tem de entregar uma vez por ano. O formulário chama-se SA100. Um dia de atraso — 100 libras de multa. Três meses de atraso — mais 10 libras por dia durante 90 dias. Um ano de atraso — no mínimo 1600 libras de sanções. Vale a pena perceber o mecanismo antes de cair nele.

As datas importantes

O ano fiscal no UK vai de 6 de abril até 5 de abril do ano seguinte. A declaração de um determinado ano entrega-se online o mais tardar até 31 de janeiro do ano civil seguinte — no mesmo dia pagas também o imposto. As declarações em papel têm um prazo anterior (31 de outubro), mas não há razão para as usares.

Se o teu imposto anual ultrapassar as 1000 libras, o HMRC introduz pagamentos por conta: até 31 de janeiro pagas o imposto inteiro do ano passado mais metade do previsto para o ano em curso, e até 31 de julho a outra metade. No primeiro ano de atividade por conta própria, isto apanha as pessoas de surpresa — em janeiro tens de pôr em cima da mesa ano e meio de imposto. Convém pôr de lado 30 a 35% de cada fatura logo desde o primeiro mês.

O que se declara como rendimento

Tudo o que faturaste e foi pago no ano fiscal em causa. Incluindo:

• Trabalho pago em dinheiro — sim, também conta, o HMRC pode comparar com as entradas na conta
• Retenções CIS — declaras o valor bruto, as retenções descontam-se depois ao imposto devido
• Rendimentos secundários — venda de ferramentas usadas, monetização do YouTube, comissões por recomendação, qualquer extra

O que se deduz como despesa

Regra geral: tudo o que seja «exclusivamente e inteiramente» para a atividade. Na prática, para um profissional de oficio:

• Materiais e peças — tijolos, tubos, cabos, acessórios, tintas, tudo o que chega ao cliente.
• Subcontratados — valor líquido depois da retenção CIS.
• Ferramentas — se uma ferramenta custa menos de 200 libras, deduzes tudo no mesmo ano. Acima disso — por capital allowances (amortizações) ao longo de vários anos.
• Carrinha — combustível, seguro, reparações, MOT, parte do leasing. Alternativa: a tarifa fixa do HMRC (45p por milha nas primeiras 10 000, 25p acima) — mas nesse caso já não incluis combustível e reparações à parte.
• Vestuário de trabalho — com logo da empresa, botas de biqueira, luvas, capacetes. As calças de ganga normais que usas a trabalhar, não.
• Escritório em casa — 6 libras por semana em forma forfetária (312 libras por ano) ou a proporção real das despesas da casa se tiveres um espaço dedicado.
• Telefone e internet — parte profissional, realistamente 50–80% se o usas sobretudo para o trabalho.
• Contabilista, assinatura do Holdfort, comissões bancárias — integralmente.
• Seguros — responsabilidade civil profissional, seguro de ferramentas, seguro da carrinha.
• Quotas e formações — Gas Safe, NICEIC, cursos Part P, atualizações profissionais.

Cinco erros que atraem inspeção

1. Despesas quase iguais às receitas. Faturação 80 000, despesas 78 000 — o HMRC suspeita que ou escondes rendimento, ou inflas despesas.
2. Números redondos. «Ferramentas 3000 libras», «materiais 5000 libras» — parece uma estimativa, não despesa real.
3. Privado disfarçado de despesa. Férias como «formação», Netflix como «publicidade». A forma mais rápida de atrair uma inspeção.
4. Dinheiro em numerário escondido. O HMRC cruza rendimento declarado com entradas na conta. Se não bate certo, há perguntas.
5. Salto súbito nas despesas sem justificação. Despesas duplas em relação ao ano anterior com a mesma faturação fazem soar alarmes.

O Holdfort guarda em tempo real cada fatura, cada recibo e cada deslocação. Em janeiro tens já o CSV pronto para o contabilista. Sem o stress de última hora. Vê como funciona.