Self Assessment para autónomos españoles en el Reino Unido — qué incluir, plazos, trampas

La Self Assessment es la declaración fiscal anual que todo el que trabaja por cuenta propia en el Reino Unido tiene que entregar una vez al año. El formulario se llama SA100. Un día de retraso — 100 libras de multa. Tres meses de retraso — 10 libras más por día durante 90 días. Un año de retraso — como mínimo 1600 libras en sanciones. Vale la pena entender el mecanismo antes de caer en él.

Las fechas importantes

El año fiscal en el Reino Unido va del 6 de abril al 5 de abril del año siguiente. La declaración de un año se presenta por internet como muy tarde el 31 de enero del año natural siguiente — el mismo día pagas el impuesto. Las declaraciones en papel tienen un plazo anterior (31 de octubre), pero no hay ninguna razón para usarlas.

Si tu impuesto anual supera las 1000 libras, HMRC introduce pagos a cuenta: antes del 31 de enero pagas el impuesto entero del año anterior más la mitad del estimado para el año en curso, y antes del 31 de julio la otra mitad. En el primer año de actividad por cuenta propia esto pilla de sorpresa — en enero tienes que poner sobre la mesa un año y medio de impuesto. Conviene apartar un 30 a 35% de cada factura desde el primer mes.

Qué se declara como ingreso

Todo lo que has facturado y te han pagado en el año fiscal correspondiente. Incluyendo:

• Trabajos cobrados en efectivo — sí, también cuentan, HMRC puede cruzar con los ingresos en cuenta
• Retenciones CIS — declaras el importe bruto; las retenciones se restan después del impuesto debido
• Ingresos secundarios — venta de herramientas viejas, YouTube monetizado, comisiones por recomendar, cualquier extra

Qué se deduce como gasto

Regla general: todo lo que sea «exclusivamente y totalmente» para la actividad. En la práctica, para un oficio:

• Materiales y piezas — ladrillos, tuberías, cables, grifería, pintura, todo lo que acaba en el cliente.
• Subcontratistas — importe neto después de la retención CIS.
• Herramientas — si una herramienta cuesta menos de 200 libras, la deduces entera ese año. Por encima — por capital allowances (amortizaciones) a lo largo de varios años.
• Furgoneta — combustible, seguro, reparaciones, ITV (MOT), parte del leasing. Alternativa: la tarifa fija de HMRC (45p por milla en las primeras 10 000, 25p por encima) — pero entonces no incluyes combustible y reparaciones aparte.
• Ropa de trabajo — con logo de la empresa, botas de seguridad, guantes, cascos. Los vaqueros normales que usas a trabajar, no.
• Oficina en casa — 6 libras semanales a tanto alzado (312 libras al año) o la proporción real de los gastos de casa si tienes un espacio dedicado.
• Teléfono e internet — parte profesional, realistamente 50 a 80% si los usas sobre todo para el trabajo.
• Gestor, suscripción de Holdfort, comisiones bancarias — íntegramente.
• Seguros — responsabilidad civil profesional, seguro de herramientas, seguro de la furgoneta.
• Cuotas y formación — Gas Safe, NICEIC, curso Part P, actualizaciones profesionales.

Cinco errores que traen inspección

1. Gastos casi iguales a ingresos. Facturación 80 000, gastos 78 000 — HMRC sospechará que o ocultas ingresos o inflas gastos.
2. Cifras redondas. «Herramientas 3000 libras», «materiales 5000 libras» — parece estimación, no gasto real.
3. Personal disfrazado de negocio. Vacaciones como «formación», Netflix como «publicidad». La forma más rápida de atraer una inspección.
4. Dinero en efectivo oculto. HMRC cruza ingresos declarados con entradas en cuenta. Si no cuadra — preguntas.
5. Salto repentino en los gastos sin justificación. Gastos el doble que el año anterior con la misma facturación hacen saltar alarmas.

Holdfort guarda en tiempo real cada factura, cada ticket y cada desplazamiento. En enero ya tienes el CSV listo para el gestor. Sin el estrés de última hora. Mira cómo funciona.